Vyvolávací systém
Vyvolávací systém je určený pre všetky firmy, úrady a inštitúcie, kam prichádzajú klienti požadujúci rovnakú službu, čoho dôsledkom sa vytvárajú väčšinou dlhé rady čakajúcich.
Ak chcete poskytnúť svojím klientom komfort, potom je vyvolávací systém tým pravým riešením, ktoré Vám prináša automatizáciu, zefektívnenie a skvalitnenie Vašich služieb. Pričom spríjemní prostredie nielen Vašim pracovníkom, ale i klientom, ktorí budú presne vedieť, kedy a na ktoré pracovisko (ďalej len priehradku) sa majú dostaviť. Vašim pracovníkom pomôže vyvolávací systém zefektívniť ich prácu. Zároveň je systém výhodou i pre manažment, pretože poskytne prehľadné štatistiky o jednotlivých priehradkách, počte obslúžených klientov, … a to v rôznych intervaloch.
Na vyvolávací systém je možné pozrieť sa z viacerých pohľadov, a to z pohľadu klienta, z pohľadu pracovníka, či z pohľadu manažmentu.
Pohľad klienta
Klient si zvolí na dotykovom paneli požadovanú službu z hierarchickej štruktúry poskytovaných služieb. Systém priradí klientovi číslo pre požadovanú službu a spolu s aktuálnym dátumom a časom ho zaznamená a vytlačí na lístok, ktorý si klient zoberie z terminálu. Klient následne čaká, kým sa nezobrazí číslo uvedené na lístku spolu s číslom priehradky na halovej obrazovke. Po zobrazení by mal klient vyhľadať priehradku, na ktorej bude obslúžený.
Pohľad pracovníka
Aktivovanie priehradky, možnosť ručného i automatického vyvolávania klientov
Každá priehradka má definované činnosti a úkony, ktoré je schopná obslúžiť. Po prihlásení sa zodpovedného pracovníka na danú priehradku, pracovník aktivuje priehradku a má možnosť vybrať si medzi ručným alebo automatickým vyvolávaním klientov. (Toto nastavenie je možné kedykoľvek počas pracovnej doby zmeniť.) Ak pracovník zvolí automatické vyvolávanie klientov, systém po ukončení obsluhy klienta na priehradke, automaticky vyvolá ďalšieho v poradí a pracovník túto činnosť nemusí vykonávať ručne. Potom ako je klient vyvolaný, pracovník priehradky čaká, kým sa klient dostaví k priehradke.
Čo ak sa klient nedostaví k priehradke?
Pokiaľ sa klient nedostaví za istý časový interval k priehradke, je opätovne vyvolaný. Toto vyvolanie prebehne viackrát (počet opätovných vyvolaní je nastaviteľný parameter v konfigurácii) a následne, ak sa klient nedostaví k priehradke ani po poslednom vyvolaní, systém upozorní pracovníka, že klient neprišiel, a opýta sa na ďalší postup. Či má klienta opäť vyvolať, alebo ho má označiť, ako klienta, ktorý sa nedostavil k priehradke, vyradiť ho z radu čakateľov a vyvolať ďalšieho klienta.
Spracovanie klienta danou priehradkou
Keď sa klient k priehradke dostaví, oboznámi pracovníka s tým, čo prišiel vybaviť a teda, akú službu požaduje. Ak sa pomýlil a daná priehradka neobsluhuje ním požadovanú službu, pracovník priehradky ho môže preposlať na inú priehradku, takú, ktorá spracováva klientom požadované služby. Ak je klient pri priehradke správne, pracovník zaznamená do systému o aký druh služby ide a klienta začne vybavovať.
V priebehu vybavovania, však môže zistiť, že klient nemá všetky potrebné dokumenty vypísané alebo mu chýbajú niektoré doklady. V takom prípade, môže spracovanie klienta odložiť o istý čas, kým si nepovypĺňa chýbajúce doklady (v takom prípade bude klient o istý zvolený časový interval opätovne na danú priehradku vyvolaný), alebo ho môže preposlať na inú priehradku, aby tam vybavil potrebné chýbajúce doklady. V oboch prípadoch sa, buď po preposlaní, alebo odložení spracovávania klienta, vyvolá ďalší klient (ak nejaký čaká na spracovanie) a začne sa s jeho vybavovaním.
V prípade, že má klient všetko potrebné, je jeho požiadavka spracovávaná pracovníkom. Keď je požiadavka spracovaná, pracovník nastaví pre klienta ukončenie spracovania, ale ešte predtým sa ho systém opýta, či má klient ešte nejaké požiadavky, ktoré by mohol vybaviť. Ak áno, spracovanie klienta sa neukončí a zamestnanec vybavuje ďalšiu požiadavku klienta. Ak klient nemá ďalšie požiadavky, pracovník ukončí spracovanie klienta a vyvolá ďalšieho, resp. ak má nastavené automatické vyvolávanie, potom je klient vyvolaný systémom, pričom vyvolanie klienta sa uskutoční iba za predpokladu, že ešte nejaký čaká na vybavenie.
Prerušenie spracovávania ďalších klientov
Ak má pracovník nastavené ručné vyvolávanie, potom môže kedykoľvek priehradku deaktivovať, čím sa rozumie prerušenie spracovávania ďalších klientov na danej priehradke. Ide o prípady, kedy si pracovník musí urobiť prestávku.
Pohľad manažmentu
Pre potreby manažmentu v sebe vyvolávací systém integruje i modul štatistík, prostredníctvom ktorého, môže manažment nadobudnúť informácie o spracovaných požiadavkách podľa jednotlivých služieb, informácie o pracovníkoch (počet vybavených úkonov, priemerný čas spracovania, a pod.), o samotnom systéme (spúšťanie jednotlivých aplikácií, prihlasovanie sa na priehradky a pod.), atď. a to v dennom a mesačnom prehľade.
Je možné priebežne upravovať spôsob spracovania klientov podľa momentálnej situácie (napr. upravenie počtu obsluhujúcich priehradiek, …).
Adaptabilnosť vyvolávacieho systému
Vyvolávací systém bol navrhnutý univerzálne tak, aby mohol byť prispôsobený a nasadený v rôznych prevádzkach (firmách). Je ľahko konfigurovateľný a je možné ho do istej miery priamo prispôsobiť požiadavkám jednotlivých používateľov (prevádzok).