Partneri

Global 360 Keyfile

Základné vlastnosti systému Global 360 Keyfile

 Druhy klientov

 Systém Keyfile umožňuje používať dva typy klientov:

  1. Keyfile Classic klient – Keyfile Classic klient poskytuje klient-server prístup ku Keyfile Document Server (KDS). Umožňuje prístup a editáciu práv ku všetkým Keyfile objektom obsahujúcim dokumenty, zakladače, koše, skrine ako aj funkcionalitu ako je faxovanie, pripomienkovanie, workflow, skenovanie a OCR.
  2. Keyfile Workspace klient – Od verzie Keyfile 4.0 je k dispozícii Keyfile Workspace klient poskytujúci vzhľad pracovnej plochy Windows alebo web prehliadača (užívateľsky nastaviteľné). Tento klient umožňuje prístup ku dokumentom, košom, skriniam. Je možné vytvárať a editovať zložené dokumenty, prechádzať Keyfile skrine a zakladače, prezerať dokumenty v KDS dokument repository (riadené verzie). Klient Workspace je v zhode s ODMA (Open Document Management API zjednodušuje integráciu štandardných desktopových aplikácií s DMS).

Činnosti súvisiace s administráciou sú vykonávane prostredníctvom Keyfile Classic klienta. Koncoví užívatelia používajú výhody dôverne známeho pracovného prostredia a používajú nástroje, ktoré už poznajú.

 Outlook integrácia

Outlook integrácia umožňuje administrátorovi konfigurovať niektoré verejné Outlook priečinky tak, aby automaticky posielali prichádzajúce správy a prílohy v Outlook priamo do Keyfile Document Server (KDS).

Správy prichádzajúce do takéhoto priečinka sú spolu s prílohami presunuté do nového dokumentu v Keyfile skrini. Kliknutím na tento dokument v Keyfile skrini (linka na referenciu) sa dokument zobrazí v prehliadači icomXpress Viewer.

Ukladanie elektronických dokumentov v hierarchických štruktúrach

Systém umožňuje ukladať elektronické dokumenty do vopred určených a pomenovaných hierarchických štruktúr (skrine, zložky, koše, …).

Zdieľanie dokumentov

 Systém umožňuje zdieľanie dokumentov. To znamená, že je možné, aby ten istý dokument mali viacerí užívatelia naraz bez potreby zapožičiavania originálu z dôvodu kopírovania. Ak je dokument jedným z užívateľov editovaný, ostatní užívatelia majú možnosť editácie deaktivovanú. Zdieľané dokumenty však môžu aj naďalej čítať. Zmeny, ktoré sú v dokumente prevedené, sú prístupné všetkým užívateľom, zdieľajúcim daný dokument a ktorí majú príslušné oprávnenia.

 Kontrola verzií

Užívateľ, ktorý pracuje na dokumente, si môže uchovať jednotlivé verzie bez nutnosti kopírovania alebo premenovávania dokumentu. Jednotlivé verzie sa dajú ukladať, čítať, kopírovať, alebo odstrániť.

Vyhľadávanie

Vyhľadávanie dokumentov z ľubovoľného pracoviska sa vykonáva prostredníctvom zavedených kľúčov, alebo prezeraním obsahu jednotlivých skríň, resp. máp. Všetky operácie sa robia klikaním na ikony, pričom používateľ sa nestará o to, kam dokument uložiť a odkiaľ ho vybrať.

V prípade, že sa archív rozkladá na viacerých diskových nosičoch, systém si vypýta príslušný nosič v prípade, že tento nie je založený. Pri použití jukeboxov aj táto starosť odpadá.

Vyhľadávanie je možné robiť podľa indexov a kľúčových slov, ktoré sú spojené s dokumentom. Tieto kľúčové slová a indexy je možné vkladať manuálne (natypovaním), automaticky získať z existujúcej datatabázy alebo z obsahu dokumentu a pod. Pri automatickom generovaní kľúčových slov sa eliminujú bezvýznamné slová porovnávaním s tzv. Stop Word Listom, ktorý sa dá modifikovať podľa požiadaviek. Vyhľadávanie dokumentu sa robí podľa pripojených indexov a kľúčov.

Vyhľadávacie podmienky sa dajú kombinovať. Vyhľadávanie podľa synoným sa robí cez hviezdičkovú konvenciu. V prípade, že sa kľúčoval celý obsah dokumentu (funkcia Generate Keywords) dá sa vyhľadať podľa ktoréhokoľvek slova z obsahu. Pri vyhľadávaní sa dá používať slovenská gramatika.

S vyhľadaným dokumentom sa pracuje podľa voľby používateľa – napr. hneď sa spustí aplikácia, ktorou bol vytvorený, existujúci viewer a pod.

Prístupové práva

O založení (spôsobe, čase, mieste, …) vytvoreného alebo modifikovaného dokumentu do DMS rozhoduje oprávnený používateľ, prípadne po splnení definovaných podmienok sa založenie môže realizovať automatizovane.

 Do Keyfile môžu vstupovať zásadne len oprávnení užívatelia cez pridelené identifikátory a vlastné heslá. Podobne každá archívna skriňa môže byť zabezpečená heslom pred neautorizovanými osobami.

 Ochrana na úrovni dokumentov je zabezpečená z dvoch strán. V systéme sú vytvorené bezpečnostné skupiny, kde každý používateľ je zaradený do jednej alebo viacerých skupín. Každá definovaná skupina má presné oprávnenia v oblasti čítania, zmeny, pripájania komentárov a pod.

 Na druhej strane každému dokumentu je priradená skupina používateľov, z čoho automaticky vyplývajú prístupové práva používateľov. Kombinovaním týchto oprávnení sa dá zabezpečiť flexibilné zabezpečenie dát

Zabezpečenie proti zapisovaniu, zmene dokumentu, sa dá použiť tak pre samotný obraz dokumentu ako aj pre jednotlivé indexové polia dokumentu.

Intranet/Internet

Keyfile „pracovisko“ klienta je nadstavbou „klasickej“ Keyfile pracovnej plochy umožňujúce užívateľom ďalšiu alternatívu pre prístup a zdieľanie svojich Keyfile objektov na podnikovom intranete. Užívatelia môžu pracovať podobne ako pri „klasickej“ pracovnej ploche, v ktorej majú jasne definovanú pracovnú oblasť pre správu dokumentov, organizovanú a spravovanú oddelene od ostatnej Windows pracovnej plochy.

Pomocou „pracoviska“ klienta môžu užívatelia zdieľať svoje Keyfile dokumenty, zložky a súbory medzi svojimi „pracoviskami“ a štandardným prostredím pracovnej plochy MS Windows – s úplnou podporou operácií „potiahni a pusť“ na všetkých Keyfile užívateľmi nechránených objektoch. Toto nové „pracovisko“ nenahrádza „klasickú“ Keyfile pracovnú plochu, je to prídavná vlastnosť klienta.

Užívatelia si dokážu sprístupniť svoje Keyfile „pracovisko“ aj prostredníctvom MS Windows Explorera. Dokážu prezerať, narábať s klávesovými skratkami na objektoch a vytvárať tieto v Keyfile doméne priamo cez rozhranie Windows Explorera.

Keyfile Extranet Service umožňuje užívateľom pracovať na svojom „pracovisku“ cez internet, ak sa nachádzajú mimo svojho zamestnania. Keyfile Extranet Service povoľuje užívateľom s MS Internet Explorerom riadiť súborové kabinety a zložky Keyfile, kontrolovať vstupné a výstupné dokumenty a editovať obsah zložených dokumentov cez internet.

Keyfile Extranet Service poskytuje konzistentné užívateľské rozhranie – podobné ako „Môj počítač“ – známy z MS Internet Explorera a Windows Explorera a MS Win32 režimu prístupu k dokumentom. Ak je odkaz na URL, komponenty Keyfile na servery vytvoria jednoduchú HTML stránku, ktorá obsahuje všetky informácie o objekte vrátane URL na jeho aktuálny obsah. Aplikácia poskytne URL pre „pracovisko“ Keyfile, ktorý potom zobrazí jeho obsah a vlastnosti.

Ak je dokumentový server Keyfile dosiahnuteľný cez internet, môžu užívatelia vytvárať internetové odkazy na objekty Keyfile. Tieto odkazy môžu byť odoslané elektronickou poštou iným Keyfile užívateľom a povoliť im takto zdieľanie objektov cez podnikový intranet alebo cez internet. URL linky na Keyfile „pracovisko“ môžu byť vstavané aj do web stránok na zdieľanie Keyfile dokumentových objektov v spolupracujúcich aplikáciách. Aktívne stránky (ASP) udržiavané Keyfile serverom ponúkajú prispôsobiteľné rozhranie pre vlastné stránky a dotazníky.

Otvorenosť systému Global 360 Keyfile

Všetky programové produkty, ktoré dodržujú konvencie Windows (DDE, OLE, a pod.) sú priamo a jednoducho integrovateľné do systému Keyfile. Problémy môžu nastať napr. so starými verziami Windows aplikácií, ktoré tieto konvencie nemusia na 100 % dodržiavať. Aplikácia sa po zabudovaní do prostredia Keyfile vyvoláva priamo z tohto prostredia, pričom používateľ pracuje tak ako bol doteraz zvyknutý. Pri ukončení práce sa systém pýta, či sa má výsledok uložiť aj ako objekt do Keyfile. Využíva sa štandardné rozhranie Windows (v prípade že aplikačný program disponuje napr. makrojazykom, dá sa vytvoriť priamo Keyfile dokument). S dokumentom uloženým v Keyfile sa dá pracovať viacerými spôsobmi: dá sa prezerať štandardným editorom (WordPerfect, MS Word, Excel,…), rýchla manipulácia, bez možnosti aktualizácie dokumentu, priamo v prostredí Keyfile sa vyvolá aplikácia, v ktorej bol dokument vytvorený, (napr. Corel Draw, MS Project). Vstupom do spracovania je dokument vytvorený v príslušnej aplikácii, na ktorom je možné vykonávať aj aktualizácie v Keyfile, s dokumentom sa manipuluje cez špeciálny prehliadač (ktorý napr. dokáže prehľadávať dokument). Flexibilitu Keyfile možno vidieť aj v tom, že ľubovoľná windows aplikácia môže prevziať jeho riadenie. Napríklad z Excelu možno tabuľky zakladať priamo do Keyfile-u. Jediným stlačením tlačidla v niektorej z týchto aplikácií možno Keyfile tak riadiť, že sa dokument nanovo založí, vyhľadá, odfaxuje alebo sa vyvolá niektorá iná funkcia. Systém Keyfile disponuje vlastnými prostriedkami pre vývoj užívateľských modulov a prispôsobenie systému.

KOALA (Keyfile Open Access Layer) je nástroj na úrovni makrojazyka, ktorý umožňuje Keyfile prispôsobovať pre konkrétnu aplikáciu. Pomocou KOALA môže byť Keyfile integrovaný priamo cez DDE do iných aplikácií. Tak možno sprístupniť údaje z HOSTu, aby sa dali kombinovať s dátami v Keyfile. Touto cestou je možné aj integrované spojenie s SQL, Paradox, Oracle alebo s DB2 databankami. Každé dnes bežné programovacie prostredie pod Windows, ako napr. VisualBasic, ToolBook, Object Vision alebo PowerBuilder, môže slúžiť na to, aby sa vyhotovila užívateľsky prispôsobená pracovná plocha pre Keyfile.

Keyfile Development Kit (KDK) je vývojové prostredie Keyfile-u. KDK dáva softvéru Keyfile k dispozícii ďalší nástroj (určený predovšetkým pre systémových integrátorov) na rozšírenie funkčnosti systému. Tento voliteľný vývojový nástroj umožňuje prostredníctvom API, pripojenie prídavných periférnych zariadení, prepojenie s novými sieťami a integráciu ďalších e-mail alebo celotextových systémov a tvorbu účelových softvérových serverov (ako napr. Recognita OCR Server for Keyfile).

KOPA (Keyfile Open Page Architecture), (je súčasťou KDK) pomocou ktorých sa dajú naprogramovať vlastné “Page Viewre” alebo typy komentárov.

Taktiež je možné pripojiť do Keyfile-u vlastné DLL. Keyfile môže byť pre iné Windows aplikácie serverom aj klientom. Prostredníctvom Windows štandardu OLE je umožnené prepojenie dokumentov priamo vo Windows.

Prispôsobovanie systému Global 360 Keyfile

Vzhľadom na skutočnosť, že systém Keyfile je otvoreným univerzálnym produktom, jeho nasadenie v konkrétnych podmienkach si vyžaduje práce na používateľskom prostredí (prispôsobenie) a niekedy aj vývojové práce. Presnú štruktúru a detailnosť týchto prác, ako aj jasné stanovenie úloh pre riešiteľa definuje analýza a projekt nasadenia systému na elektronickú správu a archiváciu dokumentov. Ich hlavnou úlohou je zanalyzovať súčasný stav dokumentov a manipulácie s nimi i stav existujúcich technických a technologických prostriedkov, zmapovať štruktúru podniku z hľadiska nasadzovaného systému a na základe týchto informácií navrhnúť riešenie správy dokumentov, vypracovať detailný harmonogram postupu prác a ich rozsah, záväzný pre obidve zmluvné strany.

 Štruktúra systému Global 360 Keyfile

 Systém Keyfile je klasický klient/server systém, ktorý možno nasadiť v rôznych technických prostrediach. Systém Keyfile využíva technológiu takzvaných periférnych serverov. Takýto periférny server je napríklad tlačový server, OCR server, ale aj skenovacie pracovisko. Všetky periférne servery sú využiteľné zo všetkých plnohodnotných klientských staníc. Z toho vyplýva, že používateľ, pracujúci za vyhľadávacou stanicou, môže z nej využívať služby skenera, ktorý je fyzicky pripojený k inému počítaču.

 Alternatívne archívne médiá

K systému Global 360 Keyfile sú pripojiteľné alternatívne archívne médiá ako napríklad magneto – optické (MO) alebo CD-ROM. V kategórii magneto-optických zariadení existuje viacero úrovní podpory (LEVEL), závislých na počte platní a mechaník, nachádzajúcich sa v danom zariadení. Voľba konkrétneho zariadenia (MO knižnice) je závislá na plánovanej veľkosti archívu a frekvencii prístupu do neho.

Global 360 Keyfile – podporované platformy

 Keyfile Document Server (KDS)

Keyfile Internet Information Server (IIS) Extension

 Keyfile Workspace Klient

 Keyfile Classic Klient

Outlook Integration Administration

 Outlook Integration User