Klient si na dotykovom paneli vyberie požadovanú službu zo zoznamu dostupných možností v hierarchickej štruktúre. Systém následne priradí klientovi číslo pre vybranú službu, ktoré spolu s aktuálnym dátumom a časom zaznamená. Tieto údaje sa vytlačia na lístok, ktorý si klient z terminálu vezme.

Klient následne čaká, kým sa jeho číslo spolu s číslom priehradky nezobrazí na halovej obrazovke. Po zobrazení údajov sa klient presunie k príslušnej priehradke, kde bude obslúžený.

Každá priehradka má definované služby a úlohy, ktoré môže poskytovať. Po prihlásení sa zodpovedného pracovníka na danú priehradku dôjde k jej aktivácii. Pracovník má možnosť vybrať si medzi ručným alebo automatickým vyvolávaním klientov – toto nastavenie je možné kedykoľvek počas pracovnej doby zmeniť.

• Pri automatickom vyvolávaní systém po ukončení obsluhy aktuálneho klienta automaticky vyvolá ďalšieho klienta v poradí.
• Pri ručnom vyvolávaní o načasovaní a vyvolaní klientov rozhoduje pracovník manuálne.

Po vyvolaní klienta pracovník čaká, kým klient dorazí k priehradke.

Ak klient nepríde k priehradke v stanovenom časovom intervale, systém ho opätovne vyvolá. Počet opakovaných vyvolaní je možné konfigurovať. Ak klient aj napriek opakovaným pokusom nepríde:

• Systém upozorní pracovníka a vyžiada ďalší postup. Pracovník sa môže rozhodnúť klienta opäť vyvolať, alebo ho označí ako "neprítomného", vyradí ho z čakacieho poradia a systém vyvolá ďalšieho klienta v poradí.

Keď klient príde k priehradke, informuje pracovníka o svojej požiadavke. Pracovník následne:

• Ak klient prišiel na nesprávnu priehradku: Presmeruje ho na vhodnú priehradku, ktorá poskytuje požadovanú službu.
• Ak klient prišiel na správnu priehradku: Zaznamená jeho požiadavku do systému a spustí proces vybavovania.

V prípade, že klient nemá všetky potrebné dokumenty alebo mu niečo chýba, pracovník má dve možnosti:

• Odložiť spracovanie klienta: Klient bude na tú istú priehradku vyvolaný po uplynutí určitého časového intervalu, aby si mohol chýbajúce dokumenty doplniť.
• Presmerovať klienta: Na priehradku, kde môže vybaviť chýbajúce náležitosti.

Po odložení spracovania alebo presmerovaní systém vyvolá ďalšieho klienta v poradí, ak nejaký čaká.

Ak má klient všetky potrebné doklady, pracovník jeho požiadavku vybaví. Po ukončení vybavovania systém umožní pracovníkovi spýtať sa, či má klient ešte ďalšie požiadavky:

• Áno: Pracovník pokračuje v spracovaní ďalších požiadaviek.
• Nie: Požiadavka klienta sa ukončí a systém vyvolá ďalšieho klienta (pri automatickom vyvolávaní systém vyvolanie vykoná automaticky).

Ak má pracovník nastavené ručné vyvolávanie, môže priehradku kedykoľvek deaktivovať, čím dočasne pozastaví spracovávanie ďalších klientov. Toto je užitočné v prípadoch potreby prestávky alebo obsluhy iných úloh.

Vyvolávací systém obsahuje modul štatistík, ktorý manažmentu poskytuje cenné informácie na hodnotenie a optimalizáciu procesov. Prostredníctvom tohto modulu manažment získa prehľad o:

• Spracovaných požiadavkách – rozdelených podľa jednotlivých služieb, čo umožňuje sledovanie dopytu po konkrétnych úkonoch.
• Výkonnosti pracovníkov – vrátane počtu vybavených úkonov na pracovníka, priemerného času potrebného na spracovanie požiadavky a ďalších parametrov.
• Prevádzke systému – napríklad spúšťanie jednotlivých aplikácií, prihlasovanie pracovníkov na priehradky či ďalšie kľúčové udalosti.

Tieto dáta sú dostupné vo forme denných alebo mesačných prehľadov, čo dáva možnosť dlhodobého sledovania trendov a efektivity.

Manažment má taktiež možnosť priebežnej úpravy spôsobu spracovania klientov podľa aktuálnych potrieb. Napríklad:

• Zmena počtu aktívnych priehradiek – zvýšenie či zníženie na základe aktuálnej vyťaženosti alebo neočakávanej situácie.
• Presmerovanie klientov – optimalizácia priehradiek k zníženiu čakacích dôb pre najvyťaženejšie služby.

Štatistiky a možnosti úprav v reálnom čase umožňujú manažmentu promptne reagovať na aktuálne situácie, optimalizovať personálne kapacity a zabezpečiť hladký priebeh poskytovaných služieb, čím sa zvyšuje spokojnosť klientov aj efektivita pracovníkov.