Partneri

Matador, a.s. Púchov (reference)

Upozornení: Domovská stránka Matador, a.s. Púchov je na URL-adrese www.matador.sk

 

Systém pro správu, řízení a archivaci technické dokumentace

Situace

Společnost Matador Púchov se rozhodla sjednotit a zkvalitnit systém pro řízení technické dokumentace. Dosavadní systém řízení technické dokumentace pro správu dokumentů nebyl lokalizován do národního prostředí, nevyhovoval požadavkům pro současné systémy řízení dokumentů a nebyl již podporován prodejcem ani výrobcem systému.

Požadavky na řešení

Cílem řešení bylo vytvořit komplexní systém pro řízení technické dokumentace splňující všechny současné standardy a vlastnosti. Systém zajišťuje vykonávání činností spojených se schvalováním, udržováním a archivací technické dokumentace na všech relevantních pracovištích.

Pro vytyčení koncepce návrhu správy dokumentace byla provedena společností ESMO pomocí nástroje Select Enterprise Modeler analýza pracovních procesů, analýza organizační struktury a technické infrastruktury v Matador, a.s. Púchov. Ze závěrů analýzy byla vypracována “Koncepce nasazení workflow pracovních procesů v Matador, as”. Pro nasazení systému pro správu, řízení a archivaci technické dokumentace byl schválen inkrementální postup automatizace pracovních procesů.

Řešení

V rámci řešení pilotního projektu byl nahrazen stávající systém pro správu a řízení technické dokumentace systémem Keyfile V6.01 SVK a KeyFLOW V6.2 SVK. Dodavatelem systému byla společnost ESMO Žilina, která provedla lokalizaci systému a jeho implementaci ve společnosti Matador Púchov. Bylo odevzdaných do provozu 12 různých druhů workflow a nainstalovaných celkem 100 klientských pracovišť a všichni uživatelé byli vyškoleni.

V systému KeyFLOW byly řešeny pracovní procesy související se správou, řízením a archivací dokumentace existující v elektronické podobě mezi řešiteli, jednotlivými schvalovacími útvary a pracovníky Technické dokumentaristiky.

V dnešní době je nasazené řešení využíváno pro celopodnikovou automatizaci pracovních procesů. V rutinním provozu je 25 různých druhů workflow a dosud bylo dodáno 500 klientských licencí Global 360 Keyfile a Global 360 KeyFLOW, které jsou postupně implementovány na pracovní stanice uživatelů vstupujících do systému.

Architektura

Celý systém správy a řízení technické dokumentace byl realizován s využitím produktů firmy Global 360: Keyfile a KeyFLOW, které jsou lokalizovány do slovenského národního prostředí.

Keyfile umožňuje cenově efektivně pracovat s různými typy dokumentace a sledovat v reálném čase jak se dokumenty vytvářejí, mění, aktualizují, recenzují, sdílejí a používají. Keyfile obsahuje výkonné vyhledávací nástroje, systém kontroly verzí, třídění a uspořádání dokumentů. Uživatel si může zvolit klasického klienta pro využití plné funkcionality včetně faxování, skenování s OCR a workflow nebo Workspace klienta pro vytváření, editování a přístup k dokumentům, skříním a košům.

Keyfile je integrován s programem MS Outlook a umožňuje automatické posílání zpráv a příloh do nových dokumentů ve skříních Keyfile.

KeyFLOW je kombinace technologie pracovních toků, správy informací a komunikační infrastruktury zajišťované MS Exchange serverem. Pracovní toky se vytvářejí pomocí grafického editoru a umožňují automatizaci a časové i místní sledování podnikových procesů v definovaných rolích a organizační struktuře.

Použité technologie

Rozdíly proti předchozímu řešení:


Přínosy


Profil zákazníka

Akciová společnost Matador je moderní mezinárodní společností holdingového typu podnikající v oblasti gumárenského a strojírenského průmyslu. V posledním desetiletí společnost dosáhla výrazný rozvoj a prošla zásadními změnami spojenými s transformací státního podniku na akciovou společnost a procesem privatizace. Společnost vyváží více než 80% své produkce.

Společnost Matador má stabilizovanou výzkumnou, technickou a obchodní strukturu s jasnou strategií rozvoje a představuje silný celek disponující zdravým kapitálovým, výrobním a lidským potenciálem.