Partneri

Global 360 Keyfile

Základní vlastnosti systému Global 360 Keyfile

Druhy klientů

Systém Keyfile umožňuje používat dva typy klientů:

  1. Keyfile Classic klient – Keyfile Classic klient poskytuje klient-server přístup ke Keyfile Document Server (KDS). Umožňuje přístup a editaci práv ke všem Keyfile objektům obsahujícím dokumenty, pořadače, koše, skříně i funkcionalitu jako je faxování, připomínkování, workflow, skenování a OCR.
  2. Keyfile Workspace klient – Od verze Keyfile 4.0 je k dispozici Keyfile Workspace klient poskytující vzhled plochy Windows nebo web prohlížeče (uživatelsky nastavitelné). Tento klient umožňuje přístup k dokumentům, košem, skříním. Lze vytvářet a editovat složené dokumenty, procházet Keyfile skříně a zakladače, prohlížet dokumenty v KDS dokument repository (řízené verze). Klient Workspace je ve shodě s ODMA (Open Document Management API zjednodušuje integraci standardních desktopových aplikací s DMS).

Činnosti související s administrací jsou prováděny prostřednictvím Keyfile Clasic klienta. Koncoví uživatelé používají výhody důvěrně známého pracovního prostředí a používají nástroje, které již znají.

Outlook integrace

Outlook integrace umožňuje administrátorovi konfigurovat některé veřejné Outlook složky tak, aby automaticky posílali příchozí zprávy a přílohy v Outlook přímo do Keyfile Document Server (KDS).

Zprávy přicházející do takového složky jsou spolu s přílohami přesunuty do nového dokumentu v Keyfile skříni. Kliknutím na tento dokument v Keyfile skříni (linka na referenci) se dokument zobrazí v prohlížeči icomXpress Viewer.

Ukládání elektronických dokumentů v hierarchických strukturách

Systém umožňuje ukládat elektronické dokumenty do předem určených a pojmenovaných hierarchických struktur (skříně, složky, koše, …).

Sdílení dokumentů

Systém umožňuje sdílení dokumentů. To znamená, že je možné, aby stejný dokument měli více uživatelů najednou bez nutnosti půjčování originálu z důvodu kopírování. Pokud je dokument jedním z uživatelů editovaný, ostatní uživatelé mají možnost editace deaktivovanou. Sdílené dokumenty však mohou i nadále číst.Změny, které jsou v dokumentu provedeny, jsou přístupné všem uživatelům, sdílející daný dokument a kteří mají příslušná oprávnění.

Kontrola verzí

Uživatel, který pracuje na dokumentu, si může uchovat jednotlivé verze bez nutnosti kopírování nebo přejmenování dokumentu. Jednotlivé verze se dají ukládat, číst, kopírovat, nebo odstranit.

Vyhledávání

Vyhledávání dokumentů z libovolného pracoviště se provádí prostřednictvím zavedených klíčů, nebo prohlížením obsahu jednotlivých skříní, resp. map. Všechny operace se dělají klikáním na ikony, přičemž uživatel se nestará o to, kam dokument uložit a odkud ho vybrat.

V případě, že se archiv rozkládá na více diskových nosičích, systém si řekne příslušný nosič v případě, že tento není založen. Při použití jukeboxů i tato starost odpadá.

Vyhledávání je možné provádět podle indexů a klíčových slov, které jsou spojeny s dokumentem. Tato klíčová slova a indexy je možné vkládat manuálně (natypovaním), automaticky získat z existující datatabázy nebo z obsahu dokumentu a pod. Při automatickém generování klíčových slov se eliminují bezvýznamné slova porovnáním s tzv.. Stop Word Dopisem, který se dá modifikovat podle požadavků. Vyhledávání dokumentu se provádí podle připojených indexů a klíčů.

Vyhledávací podmínky se dají kombinovat. Vyhledávání podle synonym se dělá přes hvězdičkovou konvenci. V případě, že se klíčů celý obsah dokumentu (funkce Generate Keywords) dá se vyhledat podle kteréhokoli slova z obsahu. Při vyhledávání se dá používat Slovensku gramatika.

S vyhledaným dokumentem se pracuje podle volby uživatele – např.. hned se spustí aplikace, kterou byl vytvořen, existující viewer a pod.

Přístupová práva

O založení (způsobu, době, místě, …) vytvořeného nebo modifikovaného dokumentu do DMS rozhoduje oprávněný uživatel, případně po splnění definovaných podmínek se založení může realizovat automatizovaně.

Do Keyfile mohou vstupovat zásadně jen oprávnění uživatelé přes přiděleno identifikátory a vlastní hesla. Podobně každá archivní skříň může být zajištěna heslem před neautorizovanými osobami.

Ochrana na úrovni dokumentů je zajištěna ze dvou stran. V systému jsou vytvořeny bezpečnostní skupiny, kde každý uživatel je zařazen do jedné nebo více skupin.Každá definovaná skupina má přesné oprávnění v oblasti čtení, změny, připojování komentářů a pod.

Na druhé straně každému dokumentu přiřazena skupina uživatelů, z čehož automaticky vyplývají přístupových práv uživatelů. Kombinováním těchto oprávnění lze zajistit flexibilní zabezpečení dat
Zabezpečení proti zápisu, změně dokumentu, se dá použít tak pro samotný obraz dokumentu i pro jednotlivé indexové pole dokumentu.

Intranet / Internet

Keyfile “pracoviště” klienta je nadstavbou “klasické” Keyfile pracovní plochy umožňující uživatelům další alternativu pro přístup a sdílení svých Keyfile objektů na podnikovém intranetu. Uživatelé mohou pracovat podobně jako při “klasické” pracovní ploše, v níž mají jasně definovanou pracovní oblast pro správu dokumentů, organizovanou a spravovanou odděleně od ostatní Windows plochy.

Pomocí “pracoviště” klienta mohou uživatelé sdílet své Keyfile dokumenty, složky a soubory mezi svými “pracovišti” a standardním prostředím pracovní plochy MS Windows – s úplnou podporou operací “táhni a pusť” na všech Keyfile uživateli nechráněných objektech. Toto nové “pracoviště” nenahradí “klasickou” Keyfile pracovní plochu, je to přídavná vlastnost klienta.

Uživatelé si dokáží zpřístupnit své Keyfile “pracoviště” prostřednictvím MS Windows Exploreru. Dokáží prohlížet, zacházet s klávesovými zkratkami na objektech a vytvářet tyto v Keyfile doméně přímo přes rozhraní Windows Exploreru.

Keyfile Extranet Service umožňuje uživatelům pracovat na svém “pracovišti” přes internet, pokud se nacházejí mimo svého zaměstnání. Keyfile Extranet Service povoluje uživatelům s MS Internet Explorerem řídit souborové kabinety a složky Keyfile, kontrolovat vstupní a výstupní dokumenty a editovat obsah složených dokumentů přes internet.

Keyfile Extranet Service poskytuje konzistentní uživatelské rozhraní – podobné jako “Můj počítač” – známý z MS Internet Exploreru a Windows Exploreru a MS Win32 režimu přístupu k dokumentům. Pokud je odkaz na URL, komponenty Keyfile na servery vytvoří jednoduchou HTML stránku, která obsahuje všechny informace o objektu včetně URL na jeho aktuální obsah. Aplikace poskytne URL pro “pracoviště” Keyfile, který pak zobrazí jeho obsah a vlastnosti.

Pokud je dokumentový server Keyfile dosažitelný přes internet, mohou uživatelé vytvářet internetové odkazy na objekty Keyfile. Tyto odkazy mohou být odeslány elektronickou poštou jiným Keyfile uživatelům a umožnit jim takto sdílení objektů přes podnikový intranet nebo přes internet. URL linky na Keyfile “pracoviště” mohou být vestavěné i do web stránek na sdílení Keyfile dokumentových objektů v spolupracujících aplikacích. Aktivní stránky (ASP) udržovány Keyfile serverem nabízejí přizpůsobitelné rozhraní pro vlastní stránky a dotazníky.

Otevřenost systému Global 360 Keyfile

Všechny programové produkty, které dodržují konvence Windows (DDE, OLE, a pod.) Jsou přímo a jednoduše integrovatelné do systému Keyfile. Problémy mohou nastat např. se starými verzemi Windows aplikací, které tyto konvence nemusí na 100% dodržovat. Aplikace se po zabudování do prostředí Keyfile vyvolává přímo z tohoto prostředí, přičemž uživatel pracuje tak jako byl doposud zvyklý. Při ukončení práce se systém ptá, zda se má výsledek uložit jako objekt do Keyfile. Využívá se standardní rozhraní Windows (v případě že aplikační program disponuje např.. Makrojazykem, dá se vytvořit přímo Keyfile dokument). S dokumentem uloženým v Keyfile se dá pracovat několika způsoby: dá se prohlížet standardním editorem (WordPerfect, MS Word, Excel, …), rychlá manipulace, bez možnosti aktualizace dokumentu, přímo v prostředí Keyfile se vyvolá aplikace, ve které byl dokument vytvořen , (např. Corel Draw, MS Project). Vstupem do zpracování je dokument vytvořený v příslušné aplikaci, na kterém je možné provádět i aktualizace v Keyfile, s dokumentem se manipuluje přes speciální prohlížeč (který např.. Dokáže prohledávat dokument). Flexibilitu Keyfile lze vidět iv tom, že libovolná windows aplikace může převzít jeho řízení. Například z Excelu lze tabulky zakládat přímo do Keyfile-u. Jediným stisknutím tlačítka v některé z těchto aplikací lze Keyfile tak řídit, že se dokument znovuzaložením, vyhledá, odfaxuje nebo se vyvolá některá jiná funkce. Systém Keyfile disponuje vlastními prostředky pro vývoj uživatelských modulů a přizpůsobení systému.

KOALA (Keyfile Open Access Layer) je nástroj na úrovni makrojazyka, který umožňuje Keyfile přizpůsobovat pro konkrétní aplikaci. Pomocí KOALA může být Keyfile integrovaný přímo přes DDE do jiných aplikací. Tak lze zpřístupnit údaje z hosty, aby se daly kombinovat s daty v Keyfile. Touto cestou je možné i integrované spojení s SQL, Paradox, Oracle nebo s DB2 databanka. Každé dnes běžné programovací prostředí pod Windows, jako např. VisualBasic, ToolBook, Object Vision nebo PowerBuilder, může sloužit k tomu, aby se vyhotovila uživatelsky přizpůsobená pracovní plocha pro Keyfile.

Keyfile Development Kit (KDK) je vývojové prostředí Keyfile-u. KDK dává softwaru Keyfile k dispozici další nástroj (určený především pro systémové integrátory) na rozšíření funkčnosti systému. Tento volitelný vývojový nástroj umožňuje prostřednictvím API, připojení přídavných periferních zařízení, propojení s novými sítěmi a integraci dalších e-mail nebo fulltextové systémů a tvorbu účelových softwarových serverů (např.. Recognita OCR Server for Keyfile).

Kopa (Keyfile Open Page Architecture), (je součástí KDK) pomocí kterých se dají naprogramovat vlastní “Page Viewre” nebo typy komentářů.
Také je možné připojit do Keyfile-u vlastní DLL. Keyfile může být pro jiné Windows aplikace serverem i klientem. Prostřednictvím Windows standardu OLE je umožněno propojení dokumentů přímo ve Windows.

Přizpůsobování systému Global 360 Keyfile

Vzhledem ke skutečnosti, že systém Keyfile je otevřeným univerzálním produktem, jeho nasazení v konkrétních podmínkách vyžaduje práce na uživatelském prostředí (přizpůsobení) a někdy i vývojové práce. Přesnou strukturu a detailnost těchto prací, jakož i jasné stanovení úkolů pro řešitele definuje analýza a projekt nasazení systému na elektronickou správu a archivaci dokumentů. Jejich hlavním úkolem je zanalyzovat současný stav dokumentů a manipulace s nimi i stav stávajících technických a technologických prostředků, zmapovat strukturu podniku z hlediska nasazování systému a na základě těchto informací navrhnout řešení správy dokumentů, vypracovat detailní harmonogram postupu prací a jejich rozsah, závazný pro obě smluvní strany.

Struktura systému Global 360 Keyfile

Systém Keyfile je klasický klient / server systém, který lze nasadit v různých technických prostředích. Systém Keyfile využívá technologii takzvaných periferních serverů. Takový periferní server je například tiskový server, OCR server, ale i skenovací pracoviště. Všechny periferní servery jsou využitelné ze všech plnohodnotných klientských stanic. Z toho vyplývá, že uživatel, pracující za vyhledávací stanicí, může z ní využívat služeb skeneru, který je fyzicky připojen k jinému počítači.

Alternativní archivní média

K systému Global 360 Keyfile jsou připojitelné alternativní archivní média jako například magneto – optické (MO) nebo CD-ROM. V kategorii magneto-optických přístrojů existuje více úrovní podpory (LEVEL), závislých na počtu desek a mechanik, nacházejících se v daném zařízení. Volba konkrétního zařízení (MO knihovny) je závislá na plánované velikosti archivu a frekvenci přístupu do něj.

Global 360 Keyfile – podporované platformy

Keyfile Document Server (KDS)

Keyfile Internet Information Server (IIS) Extension

Keyfile Workspace Klient

Keyfile Classic Klient

Outlook Integration Administration

Outlook Integration User