Partneri

Liferay portál

Liferay je open source nástroj, prostredníctvom ktorého je možné vytvárať:

Liferay umožňuje:

Užívateľské prostredie, ktoré ponúka Liferay, je jednoduché a možno prostredníctvom neho ľahko prispôsobovať obsah stránok bez ohľadu na to, či má používateľ IT znalosti.

Do Liferay je možné integrovať už existujúce Vami používané aplikácie, ako sú účtovnícke nástroje, nástroje pre správu ľudských zdrojov a pod.

Liferay zahŕňa mnoho jazykových mutácii, prostredníctvom ktorých môžete svoje vlastné publikácie, svoj vlastný obsah, poskytnúť naozaj všetkým.

Firma ESMO Žilina, a.s. pre Vás vyvinie prostredníctvom Liferay portál na mieru, ktorý bude obsahovať Vami zvolené aplikácie a bude v sebe integrovať Vami požadovanú funkcionalitu.

Vyvolávací systém

Vyvolávací systém je určený pre všetky firmy, úrady a inštitúcie, kam prichádzajú klienti požadujúci rovnakú službu, čoho dôsledkom sa vytvárajú väčšinou dlhé rady čakajúcich.

Ak chcete poskytnúť svojím klientom komfort, potom je vyvolávací systém tým pravým riešením, ktoré Vám prináša automatizáciu, zefektívnenie a skvalitnenie Vašich služieb. Pričom spríjemní prostredie nielen Vašim pracovníkom, ale i klientom, ktorí budú presne vedieť, kedy a na ktoré pracovisko (ďalej len priehradku) sa majú dostaviť. Vašim pracovníkom pomôže vyvolávací systém zefektívniť ich prácu. Zároveň je systém výhodou i pre manažment, pretože poskytne prehľadné štatistiky o jednotlivých priehradkách, počte obslúžených klientov, … a to v rôznych intervaloch.

Na vyvolávací systém je možné pozrieť sa z viacerých pohľadov, a to z pohľadu klienta, z pohľadu pracovníka, či z pohľadu manažmentu.

 

Pohľad klienta

Klient si zvolí na dotykovom paneli požadovanú službu z hierarchickej štruktúry poskytovaných služieb. Systém priradí klientovi číslo pre požadovanú službu a spolu s aktuálnym dátumom a časom ho zaznamená a vytlačí na lístok, ktorý si klient zoberie z terminálu. Klient následne čaká, kým sa nezobrazí číslo uvedené na lístku spolu s číslom priehradky na halovej obrazovke. Po zobrazení by mal klient vyhľadať priehradku, na ktorej bude obslúžený.

 

Pohľad pracovníka

Aktivovanie priehradky, možnosť ručného i automatického vyvolávania klientov

Každá priehradka má definované činnosti a úkony, ktoré je schopná obslúžiť. Po prihlásení sa zodpovedného pracovníka na danú priehradku, pracovník aktivuje priehradku a má možnosť vybrať si medzi ručným alebo automatickým vyvolávaním klientov. (Toto nastavenie je možné kedykoľvek počas pracovnej doby zmeniť.) Ak pracovník zvolí automatické vyvolávanie klientov, systém po ukončení obsluhy klienta na priehradke, automaticky vyvolá ďalšieho v poradí a pracovník túto činnosť nemusí vykonávať ručne. Potom ako je klient vyvolaný, pracovník priehradky čaká, kým sa klient dostaví k priehradke.

Čo ak sa klient nedostaví k priehradke?

Pokiaľ sa klient nedostaví za istý časový interval k priehradke, je opätovne vyvolaný. Toto vyvolanie prebehne viackrát (počet opätovných vyvolaní je nastaviteľný parameter v konfigurácii) a následne, ak sa klient nedostaví k priehradke ani po poslednom vyvolaní, systém upozorní pracovníka, že klient neprišiel, a opýta  sa na ďalší postup. Či má klienta opäť vyvolať, alebo ho má označiť, ako klienta, ktorý sa nedostavil k priehradke,  vyradiť ho z radu čakateľov a vyvolať ďalšieho klienta.

Spracovanie klienta danou priehradkou

Keď sa klient k priehradke dostaví, oboznámi pracovníka s tým, čo prišiel vybaviť a teda, akú službu požaduje. Ak sa pomýlil a daná priehradka neobsluhuje ním požadovanú službu, pracovník priehradky ho môže preposlať na inú priehradku, takú, ktorá spracováva klientom požadované služby. Ak je klient pri priehradke správne, pracovník zaznamená do systému o aký druh služby ide a klienta začne vybavovať.

V priebehu vybavovania, však môže zistiť, že klient nemá všetky potrebné dokumenty vypísané alebo mu chýbajú niektoré doklady. V takom prípade, môže spracovanie klienta odložiť o istý čas, kým si nepovypĺňa chýbajúce doklady (v takom prípade bude klient o istý zvolený časový interval opätovne na danú priehradku vyvolaný), alebo ho môže preposlať na inú priehradku, aby tam vybavil potrebné chýbajúce doklady. V oboch prípadoch sa, buď po preposlaní, alebo odložení spracovávania klienta, vyvolá ďalší klient (ak nejaký čaká na spracovanie) a začne sa s jeho vybavovaním.

V prípade, že má klient všetko potrebné, je jeho požiadavka spracovávaná pracovníkom. Keď je požiadavka spracovaná, pracovník nastaví pre klienta ukončenie spracovania, ale ešte predtým sa ho systém opýta, či má klient ešte nejaké požiadavky, ktoré by mohol vybaviť. Ak áno, spracovanie klienta sa neukončí a zamestnanec vybavuje ďalšiu požiadavku klienta. Ak klient nemá ďalšie požiadavky, pracovník ukončí spracovanie klienta a vyvolá ďalšieho, resp. ak má nastavené automatické vyvolávanie, potom je klient vyvolaný systémom, pričom vyvolanie klienta sa uskutoční iba za predpokladu, že ešte nejaký čaká na vybavenie.

Prerušenie spracovávania ďalších klientov

Ak má pracovník nastavené ručné vyvolávanie, potom môže kedykoľvek priehradku deaktivovať, čím sa rozumie prerušenie spracovávania ďalších klientov na danej priehradke. Ide o prípady, kedy si pracovník musí urobiť prestávku.

 

Pohľad manažmentu

Pre potreby manažmentu v sebe vyvolávací systém integruje i modul štatistík, prostredníctvom ktorého, môže manažment nadobudnúť informácie o spracovaných požiadavkách podľa jednotlivých služieb, informácie o pracovníkoch (počet vybavených úkonov, priemerný čas spracovania, a pod.), o samotnom systéme (spúšťanie jednotlivých aplikácií, prihlasovanie sa na priehradky a pod.), atď. a to v dennom a mesačnom prehľade.

Je možné priebežne upravovať spôsob spracovania klientov podľa momentálnej situácie (napr. upravenie  počtu obsluhujúcich priehradiek, …).

Adaptabilnosť vyvolávacieho systému

Vyvolávací systém bol navrhnutý univerzálne tak, aby mohol byť prispôsobený a nasadený v rôznych prevádzkach (firmách). Je ľahko konfigurovateľný a je možné ho do istej miery priamo prispôsobiť požiadavkám jednotlivých používateľov (prevádzok).

Analýza vzniku mimoriadnych udalostí

Desktopová aplikácia umožňuje grafickú a textovú reprezentáciu možnosti vzniku mimoriadnych udalostí a ich analýzu na území Slovenskej republiky.

Čo je mimoriadna udalosť?

Mimoriadna udalosť je situácia, ktorá môže mať, prípadne má, nepriaznivý vplyv na ľudí, životné prostredie, či majetok. Ako príklad môžeme uviesť živelné pohromy, havárie, či katastrofy.

Členenie územia Slovenskej republiky na územné obvody

Územie Slovenskej republiky možno rozdeliť na územné obvody na troch rôznych úrovniach, konkrétne ide o obce, okresy a kraje. Aplikácia umožňuje pre zvolenú úroveň, na základe zadaných a vypočítaných hodnôt určiť mieru pravdepodobnosti vzniku zvolených mimoriadnych udalostí pre jednotlivé územné obvody danej úrovne.

Dáta potrebné pre vyčíslenie miery pravdepodobnosti vzniku mimoriadnej udalosti

Údaje potrebné pre vyčíslenie miery pravdepodobnosti vzniku mimoriadnych udalostí, ako i informácie o jednotlivých mimoriadnych udalostiach spolu s informáciami potrebnými pre zobrazenie sú uložené v databáze. Aplikácia v sebe integruje modul pre editáciu, prostredníctvom ktorého je možné dáta uložené v databáze spravovať.

Výpočet a rôzne zobrazenia miery pravdepodobnosti vzniku mimoriadnej udalosti

Na základe údajov uložených v databáze ako i dát zadaných používateľom v samotnej aplikácii (výber jednotlivých mimoriadnych udalostí, výber úrovne zobrazenia, výber samotného územného obvodu) je vyčíslená hodnota reprezentujúca mieru pravdepodobnosti vzniku používateľom zvolených mimoriadnych udalostí v danom územnom obvode. Tá je pre vybraný územný obvod graficky zobrazená na mape ako percentuálna hodnota umiestnená vo farebnom kruhu, ktorého farba demonštruje ako kritická je samotná hodnota miery pravdepodobnosti vzniku zvolených mimoriadnych udalostí.

Okrem grafickej reprezentácie miery pravdepodobnosti vzniku mimoriadnych udalostí na mape umožňuje aplikácia aj textové zobrazenie informácií (detailov) o zvolenom územnom obvode. Ide o stručnú charakteristiku územného obvodu a zoznam podriadených územných obvodov spolu s pravdepodobnosťami vzniku zadaných mimoriadnych udalostí a váhou daného územného obvodu, pre územné obvody vyšších úrovní (okres, kraj), alebo pre územné obvody najnižšej úrovne (obec) je zobrazené, namiesto zoznamu podriadených územných obvodov, hierarchické usporiadanie mimoriadnych udalostí spolu s pravdepodobnosťou výskytu a váhou mimoriadnej udalosti. Používateľ má možnosť vytlačiť nielen textové informácie, ale i grafickú reprezentáciu.

Aplikácia poskytuje i možnosť zobraziť tabuľkový prehľad všetkých územných obvodov danej úrovne, v ktorom je uvedená aj váha územného obvodu a miera pravdepodobnosti vzniku zvolených mimoriadnych udalostí vyjadrená v percentách.

Softvérové prostriedky pre vývoj aplikácie

Na implementáciu aplikácie bolo použité vývojové prostredie Java, databáza bola vytvorená v PostgreSQL, voľne šíriteľnom databázovom systéme.

Rozšírenie aplikácie aj na územia mimo Slovenskej republiky

Aplikácia pre analýzu vzniku mimoriadnych udalostí je navrhnutá tak, aby nebola obmedzená iba na územie Slovenskej republiky. V závislosti od údajov v databáze, je možné aplikáciu použiť aj pre iné krajiny, či územia hocikde na svete, avšak musia mať rovnaké úrovne rozdelenia územia na územné obvody .

Zverejňovanie zmlúv

Zverejňovanie zmlúv pre štátnu správu

Od 1.1.2011 vstúpil do platnosti zákon č. 546/2010 Z.z., ktorým sa dopĺňa zákon č. 40/1964 Zb. z.

Na základe tohto zákona plynie mestám a obciam povinnosť zverejňovať zmluvy, objednávky a faktúry týkajúce sa nakladania s majetkom štátu, obce alebo vyššieho územného celku, používania verejných prostriedkov alebo nakladania s majetkom právnických osôb zriadených zákonom.

Naša firma ponúka všetkým subjektom spadajúcich do tejto kategórie riešenie na zverejňovanie zmlúv, objednávok a faktúr na svojej stránke tak, aby bol zabezpečený jednoduchý prístup k zverejneným informáciám.

Ponúkame:

Vďaka nášmu jednoduchému riešeniu môžete aj Vy zverejňovať Vaše dokumenty jednoducho a priamo na stránke Vašej organizácie.

Popis produktu “Systém zverejňovania zmlúv” si môžete stiahnuť tu.

Global 360 Keyfile

Základné vlastnosti systému Global 360 Keyfile

 Druhy klientov

 Systém Keyfile umožňuje používať dva typy klientov:

  1. Keyfile Classic klient – Keyfile Classic klient poskytuje klient-server prístup ku Keyfile Document Server (KDS). Umožňuje prístup a editáciu práv ku všetkým Keyfile objektom obsahujúcim dokumenty, zakladače, koše, skrine ako aj funkcionalitu ako je faxovanie, pripomienkovanie, workflow, skenovanie a OCR.
  2. Keyfile Workspace klient – Od verzie Keyfile 4.0 je k dispozícii Keyfile Workspace klient poskytujúci vzhľad pracovnej plochy Windows alebo web prehliadača (užívateľsky nastaviteľné). Tento klient umožňuje prístup ku dokumentom, košom, skriniam. Je možné vytvárať a editovať zložené dokumenty, prechádzať Keyfile skrine a zakladače, prezerať dokumenty v KDS dokument repository (riadené verzie). Klient Workspace je v zhode s ODMA (Open Document Management API zjednodušuje integráciu štandardných desktopových aplikácií s DMS).

Činnosti súvisiace s administráciou sú vykonávane prostredníctvom Keyfile Classic klienta. Koncoví užívatelia používajú výhody dôverne známeho pracovného prostredia a používajú nástroje, ktoré už poznajú.

 Outlook integrácia

Outlook integrácia umožňuje administrátorovi konfigurovať niektoré verejné Outlook priečinky tak, aby automaticky posielali prichádzajúce správy a prílohy v Outlook priamo do Keyfile Document Server (KDS).

Správy prichádzajúce do takéhoto priečinka sú spolu s prílohami presunuté do nového dokumentu v Keyfile skrini. Kliknutím na tento dokument v Keyfile skrini (linka na referenciu) sa dokument zobrazí v prehliadači icomXpress Viewer.

Ukladanie elektronických dokumentov v hierarchických štruktúrach

Systém umožňuje ukladať elektronické dokumenty do vopred určených a pomenovaných hierarchických štruktúr (skrine, zložky, koše, …).

Zdieľanie dokumentov

 Systém umožňuje zdieľanie dokumentov. To znamená, že je možné, aby ten istý dokument mali viacerí užívatelia naraz bez potreby zapožičiavania originálu z dôvodu kopírovania. Ak je dokument jedným z užívateľov editovaný, ostatní užívatelia majú možnosť editácie deaktivovanú. Zdieľané dokumenty však môžu aj naďalej čítať. Zmeny, ktoré sú v dokumente prevedené, sú prístupné všetkým užívateľom, zdieľajúcim daný dokument a ktorí majú príslušné oprávnenia.

 Kontrola verzií

Užívateľ, ktorý pracuje na dokumente, si môže uchovať jednotlivé verzie bez nutnosti kopírovania alebo premenovávania dokumentu. Jednotlivé verzie sa dajú ukladať, čítať, kopírovať, alebo odstrániť.

Vyhľadávanie

Vyhľadávanie dokumentov z ľubovoľného pracoviska sa vykonáva prostredníctvom zavedených kľúčov, alebo prezeraním obsahu jednotlivých skríň, resp. máp. Všetky operácie sa robia klikaním na ikony, pričom používateľ sa nestará o to, kam dokument uložiť a odkiaľ ho vybrať.

V prípade, že sa archív rozkladá na viacerých diskových nosičoch, systém si vypýta príslušný nosič v prípade, že tento nie je založený. Pri použití jukeboxov aj táto starosť odpadá.

Vyhľadávanie je možné robiť podľa indexov a kľúčových slov, ktoré sú spojené s dokumentom. Tieto kľúčové slová a indexy je možné vkladať manuálne (natypovaním), automaticky získať z existujúcej datatabázy alebo z obsahu dokumentu a pod. Pri automatickom generovaní kľúčových slov sa eliminujú bezvýznamné slová porovnávaním s tzv. Stop Word Listom, ktorý sa dá modifikovať podľa požiadaviek. Vyhľadávanie dokumentu sa robí podľa pripojených indexov a kľúčov.

Vyhľadávacie podmienky sa dajú kombinovať. Vyhľadávanie podľa synoným sa robí cez hviezdičkovú konvenciu. V prípade, že sa kľúčoval celý obsah dokumentu (funkcia Generate Keywords) dá sa vyhľadať podľa ktoréhokoľvek slova z obsahu. Pri vyhľadávaní sa dá používať slovenská gramatika.

S vyhľadaným dokumentom sa pracuje podľa voľby používateľa – napr. hneď sa spustí aplikácia, ktorou bol vytvorený, existujúci viewer a pod.

Prístupové práva

O založení (spôsobe, čase, mieste, …) vytvoreného alebo modifikovaného dokumentu do DMS rozhoduje oprávnený používateľ, prípadne po splnení definovaných podmienok sa založenie môže realizovať automatizovane.

 Do Keyfile môžu vstupovať zásadne len oprávnení užívatelia cez pridelené identifikátory a vlastné heslá. Podobne každá archívna skriňa môže byť zabezpečená heslom pred neautorizovanými osobami.

 Ochrana na úrovni dokumentov je zabezpečená z dvoch strán. V systéme sú vytvorené bezpečnostné skupiny, kde každý používateľ je zaradený do jednej alebo viacerých skupín. Každá definovaná skupina má presné oprávnenia v oblasti čítania, zmeny, pripájania komentárov a pod.

 Na druhej strane každému dokumentu je priradená skupina používateľov, z čoho automaticky vyplývajú prístupové práva používateľov. Kombinovaním týchto oprávnení sa dá zabezpečiť flexibilné zabezpečenie dát

Zabezpečenie proti zapisovaniu, zmene dokumentu, sa dá použiť tak pre samotný obraz dokumentu ako aj pre jednotlivé indexové polia dokumentu.

Intranet/Internet

Keyfile „pracovisko“ klienta je nadstavbou „klasickej“ Keyfile pracovnej plochy umožňujúce užívateľom ďalšiu alternatívu pre prístup a zdieľanie svojich Keyfile objektov na podnikovom intranete. Užívatelia môžu pracovať podobne ako pri „klasickej“ pracovnej ploche, v ktorej majú jasne definovanú pracovnú oblasť pre správu dokumentov, organizovanú a spravovanú oddelene od ostatnej Windows pracovnej plochy.

Pomocou „pracoviska“ klienta môžu užívatelia zdieľať svoje Keyfile dokumenty, zložky a súbory medzi svojimi „pracoviskami“ a štandardným prostredím pracovnej plochy MS Windows – s úplnou podporou operácií „potiahni a pusť“ na všetkých Keyfile užívateľmi nechránených objektoch. Toto nové „pracovisko“ nenahrádza „klasickú“ Keyfile pracovnú plochu, je to prídavná vlastnosť klienta.

Užívatelia si dokážu sprístupniť svoje Keyfile „pracovisko“ aj prostredníctvom MS Windows Explorera. Dokážu prezerať, narábať s klávesovými skratkami na objektoch a vytvárať tieto v Keyfile doméne priamo cez rozhranie Windows Explorera.

Keyfile Extranet Service umožňuje užívateľom pracovať na svojom „pracovisku“ cez internet, ak sa nachádzajú mimo svojho zamestnania. Keyfile Extranet Service povoľuje užívateľom s MS Internet Explorerom riadiť súborové kabinety a zložky Keyfile, kontrolovať vstupné a výstupné dokumenty a editovať obsah zložených dokumentov cez internet.

Keyfile Extranet Service poskytuje konzistentné užívateľské rozhranie – podobné ako „Môj počítač“ – známy z MS Internet Explorera a Windows Explorera a MS Win32 režimu prístupu k dokumentom. Ak je odkaz na URL, komponenty Keyfile na servery vytvoria jednoduchú HTML stránku, ktorá obsahuje všetky informácie o objekte vrátane URL na jeho aktuálny obsah. Aplikácia poskytne URL pre „pracovisko“ Keyfile, ktorý potom zobrazí jeho obsah a vlastnosti.

Ak je dokumentový server Keyfile dosiahnuteľný cez internet, môžu užívatelia vytvárať internetové odkazy na objekty Keyfile. Tieto odkazy môžu byť odoslané elektronickou poštou iným Keyfile užívateľom a povoliť im takto zdieľanie objektov cez podnikový intranet alebo cez internet. URL linky na Keyfile „pracovisko“ môžu byť vstavané aj do web stránok na zdieľanie Keyfile dokumentových objektov v spolupracujúcich aplikáciách. Aktívne stránky (ASP) udržiavané Keyfile serverom ponúkajú prispôsobiteľné rozhranie pre vlastné stránky a dotazníky.

Otvorenosť systému Global 360 Keyfile

Všetky programové produkty, ktoré dodržujú konvencie Windows (DDE, OLE, a pod.) sú priamo a jednoducho integrovateľné do systému Keyfile. Problémy môžu nastať napr. so starými verziami Windows aplikácií, ktoré tieto konvencie nemusia na 100 % dodržiavať. Aplikácia sa po zabudovaní do prostredia Keyfile vyvoláva priamo z tohto prostredia, pričom používateľ pracuje tak ako bol doteraz zvyknutý. Pri ukončení práce sa systém pýta, či sa má výsledok uložiť aj ako objekt do Keyfile. Využíva sa štandardné rozhranie Windows (v prípade že aplikačný program disponuje napr. makrojazykom, dá sa vytvoriť priamo Keyfile dokument). S dokumentom uloženým v Keyfile sa dá pracovať viacerými spôsobmi: dá sa prezerať štandardným editorom (WordPerfect, MS Word, Excel,…), rýchla manipulácia, bez možnosti aktualizácie dokumentu, priamo v prostredí Keyfile sa vyvolá aplikácia, v ktorej bol dokument vytvorený, (napr. Corel Draw, MS Project). Vstupom do spracovania je dokument vytvorený v príslušnej aplikácii, na ktorom je možné vykonávať aj aktualizácie v Keyfile, s dokumentom sa manipuluje cez špeciálny prehliadač (ktorý napr. dokáže prehľadávať dokument). Flexibilitu Keyfile možno vidieť aj v tom, že ľubovoľná windows aplikácia môže prevziať jeho riadenie. Napríklad z Excelu možno tabuľky zakladať priamo do Keyfile-u. Jediným stlačením tlačidla v niektorej z týchto aplikácií možno Keyfile tak riadiť, že sa dokument nanovo založí, vyhľadá, odfaxuje alebo sa vyvolá niektorá iná funkcia. Systém Keyfile disponuje vlastnými prostriedkami pre vývoj užívateľských modulov a prispôsobenie systému.

KOALA (Keyfile Open Access Layer) je nástroj na úrovni makrojazyka, ktorý umožňuje Keyfile prispôsobovať pre konkrétnu aplikáciu. Pomocou KOALA môže byť Keyfile integrovaný priamo cez DDE do iných aplikácií. Tak možno sprístupniť údaje z HOSTu, aby sa dali kombinovať s dátami v Keyfile. Touto cestou je možné aj integrované spojenie s SQL, Paradox, Oracle alebo s DB2 databankami. Každé dnes bežné programovacie prostredie pod Windows, ako napr. VisualBasic, ToolBook, Object Vision alebo PowerBuilder, môže slúžiť na to, aby sa vyhotovila užívateľsky prispôsobená pracovná plocha pre Keyfile.

Keyfile Development Kit (KDK) je vývojové prostredie Keyfile-u. KDK dáva softvéru Keyfile k dispozícii ďalší nástroj (určený predovšetkým pre systémových integrátorov) na rozšírenie funkčnosti systému. Tento voliteľný vývojový nástroj umožňuje prostredníctvom API, pripojenie prídavných periférnych zariadení, prepojenie s novými sieťami a integráciu ďalších e-mail alebo celotextových systémov a tvorbu účelových softvérových serverov (ako napr. Recognita OCR Server for Keyfile).

KOPA (Keyfile Open Page Architecture), (je súčasťou KDK) pomocou ktorých sa dajú naprogramovať vlastné “Page Viewre” alebo typy komentárov.

Taktiež je možné pripojiť do Keyfile-u vlastné DLL. Keyfile môže byť pre iné Windows aplikácie serverom aj klientom. Prostredníctvom Windows štandardu OLE je umožnené prepojenie dokumentov priamo vo Windows.

Prispôsobovanie systému Global 360 Keyfile

Vzhľadom na skutočnosť, že systém Keyfile je otvoreným univerzálnym produktom, jeho nasadenie v konkrétnych podmienkach si vyžaduje práce na používateľskom prostredí (prispôsobenie) a niekedy aj vývojové práce. Presnú štruktúru a detailnosť týchto prác, ako aj jasné stanovenie úloh pre riešiteľa definuje analýza a projekt nasadenia systému na elektronickú správu a archiváciu dokumentov. Ich hlavnou úlohou je zanalyzovať súčasný stav dokumentov a manipulácie s nimi i stav existujúcich technických a technologických prostriedkov, zmapovať štruktúru podniku z hľadiska nasadzovaného systému a na základe týchto informácií navrhnúť riešenie správy dokumentov, vypracovať detailný harmonogram postupu prác a ich rozsah, záväzný pre obidve zmluvné strany.

 Štruktúra systému Global 360 Keyfile

 Systém Keyfile je klasický klient/server systém, ktorý možno nasadiť v rôznych technických prostrediach. Systém Keyfile využíva technológiu takzvaných periférnych serverov. Takýto periférny server je napríklad tlačový server, OCR server, ale aj skenovacie pracovisko. Všetky periférne servery sú využiteľné zo všetkých plnohodnotných klientských staníc. Z toho vyplýva, že používateľ, pracujúci za vyhľadávacou stanicou, môže z nej využívať služby skenera, ktorý je fyzicky pripojený k inému počítaču.

 Alternatívne archívne médiá

K systému Global 360 Keyfile sú pripojiteľné alternatívne archívne médiá ako napríklad magneto – optické (MO) alebo CD-ROM. V kategórii magneto-optických zariadení existuje viacero úrovní podpory (LEVEL), závislých na počte platní a mechaník, nachádzajúcich sa v danom zariadení. Voľba konkrétneho zariadenia (MO knižnice) je závislá na plánovanej veľkosti archívu a frekvencii prístupu do neho.

Global 360 Keyfile – podporované platformy

 Keyfile Document Server (KDS)

Keyfile Internet Information Server (IIS) Extension

 Keyfile Workspace Klient

 Keyfile Classic Klient

Outlook Integration Administration

 Outlook Integration User

Global 360 FLOW

Základné vlastnosti Global 360 FLOW

Grafický editor toku dát

K dispozícii je grafické pracovné prostredie Workflow Designer, v ktorom sa jednoducho, rýchlo a efektívne dajú vytvárať a editovať pracovné toky.

Automatické smerovanie dokumentov

Proces toku dát je priebežne monitorovaný. Tok dokumentu sa môže tiež deliť do paralelných vetiev, ktoré sa neskôr opäť spájajú. Jednotlivé kroky môžu byť vykonávané v závislosti od veľkého množstva podmienok, ako sú napríklad prítomnosť podpisu určitého druhu, hodnota atribútu dokumentu a podobne. Základom monitorovania toku sú databázové transakcie, čo umožňuje vykonávať robustné implementácie náročných procesov v ktorých majú používatelia v paralelných vetvách toku prístup k rovnakému zdroju informácií.

 Sledovanie hraničných termínov

Každá etapa spracovania dokumentu môže byť obmedzená hraničným termínom. Po uplynutí termínu je možnosť automaticky previesť špecifickú operáciu s daným dokumentom napr. informovať zodpovedného pracovníka alebo nadriadeného, postúpiť dokument do nasledujúceho bodu kolobehu dokumentu a pod.

Sledovanie stavu

Pre každý tok dát, ktorý práve prebieha, je udržiavaný rozsiahly záznam o jeho histórii. Tento záznam informuje používateľov o aktuálnom stave dokumentu, predchádzajúcich etapách a o etapách nutných pre úspešné ukončenie toku.

Zapojením všetkých dostupných kapacít aplikácií Microsoft do jediného nástroja pre automatizáciu pracovných procesov sa stáva  potenciál pre vývoj zákazníckych riešení takmer nevyčerpateľným.

V každej organizácii sa nájde množstvo jedinečných pracovných procesov, ktoré bude možné vyriešiť prostredníctvom týchto schopností. Príkladom je vytváranie a správa úradných záznamov vo verejnom sektore, alebo správa projektovej dokumentácie vo výrobnej organizácii. Taktiež je možné zabezpečiť prístup a kontrolu „citlivých“ záznamov, ako sú napríklad zdravotné záznamy, alebo záznamy o zamestnancoch.

Global 360 FLOW znižuje čas potrebný pre úspešné dokončenie práce, znižuje náklady na dokončenie práce  a zvyšuje kvalitu výsledkov práce. Obsahuje širokú škálu aplikácii, podporujúcich operatívne (tímovo orientované) riešenia, ale tiež vysoko štruktúrované a vopred definované (procesne orientované) riešenia.

Spojenie Global 360 FLOW a Microsoft Exchange je určené pre všetky spoločnosti, ktoré uprednostňujú Exchange pre mailové služby a hľadajú optimálne riešenie pre podporu spolupráce pracovných skupín, správu dokumentov a workflow.

Hlavné prínosy riešenia

zdokonalený bezpečnostný systém s ochranou na úrovni jednotlivých dokumentov

Global 360 FLOW – podporované platformy

 FLOW server

Web Workflow IIS Server

 OWA IIS Server

Plný klient

 Web Klient

Global 360 Keyfile a FLOW

V spojení s Global 360 FLOW je možné vytvárať workflow, ktorý definuje a zároveň sleduje v reálnom čase spôsob, akým sú dokumenty vytvárané, aktualizované a schvaľované.

Global 360 FLOW je kombináciou ocenenej technológie pracovných tokov a mohutnej správy informácií a komunikačnej infraštruktúry zabezpečovanej Microsoft Exchange Serverom. Táto kombinácia umožňuje v grafickej forme vytvárať pracovné toky, ktoré automatizujú podnikové procesy, umožňuje monitorovať procesy a dynamicky meniť pracovný tok za chodu a spájať pracovné toky jednotlivých odborov v rámci celého podniku. V rámci Global 360 FLOW je možné definovať organizačnú štruktúru a role.

Global 360 Keyfile umožňuje manipulovať s rôznymi typmi informácií ako napr. tlačivá, faxové správy, elektronická pošta, súbory vytvorené textovými editormi, skenované fotografie, hlasové a video záznamy – a to efektívne a cenovo výhodne. Umožňuje v reálnom čase sledovať ako sa dokumenty vytvárajú, menia, aktualizujú, recenzujú a používajú.

Keyfile prichádza aj s množstvom výkonných nástrojov pre vyhľadávanie, čo umožňuje hľadať podľa kľúčového slova, autora, názvu dokumentu, alebo hľadať v celom texte. Výkonný systém kontroly verzií poskytuje precízny prehľad histórie akéhokoľvek dokumentu a umožňuje vybrať ktorúkoľvek verziu akéhokoľvek dokumentu podľa potrieb.

Schopnosti subtriedenia a prispôsobenia umožňujú upravovať vzhľad, správanie sa a charakteristické vlastnosti ukladania Keyfile dokumentov, zložiek, košov a nástrojov bez potreby znalosti programovania. Softverové licencovanie Keyfilu je pružné a umožňuje efektívnu distribúciu softveru.

Systém pre správu dokumentov

Organizácie s hierarchickou organizačnou štruktúrou charakterizuje potreba skupinovej tvorby, intenzívnej výmeny a kontroly množstva predpísaných podnikových dokumentov. Klasické spôsoby izolovaného spracovania dokumentov v papierovej podobe a neštruktúrovaných elektronických dokumentov sa čoskoro stávajú úzkym miestom v podniku. Každý, kto prišiel do styku s úradom, kanceláriou, alebo aj so svojim vlastným informačným systémom, sa musí zamyslieť nad tým, ako najlepšie a najefektívnejšie riadiť tok dokumentov a ich skladovania.

Elektronické spracovanie dokumentov sa javí v súčasnosti ako jediná forma, ktorá dovoľuje zvládnuť aj veľmi rozsiahle objemy a typy dokumentov pri zachovaní ich rýchlej dostupnosti, prehľadnosti a kontrolovateľnosti. Efektívne nasadenie takéhoto systému si však vyžaduje použitie zodpovedajúcej metodiky a technológie, ktoré umožnia plynulý, postupný prechod celej organizácie na výkonnejší a úspornejší spôsob elektronického spracovania administratívy.

Nasadenie riešenia pre správu dokumentov od dodávateľa však predpokladá nielen dokonale zvládnutú technológiu, ale aj orientáciu v prostredí administratívy a vnútornej legislatívy podniku.

Jedným z riešení spĺňajúcich náročné kritéria kladené na systém pre správu a riadenie dokumentov je aj ucelený rad produktov firmy Global 360.

Informačný systém pre projekčné kancelárie

Je vyvinutý pre projekčné a inžinierske spoločnosti. Komplexne rieši a podporuje celý životný cyklus zákazky od jej vzniku, realizácie až po jej ukončenie (expedíciu) a archiváciu.

Systém obsahuje moduly pre podporu nasledovných oblastí:

Základné vlastnosti

tímová práca a zdieľanie informácií

 bezpečnosť a prístup k informáciám

 úložisko dát

workflow

plánovanie

 evidencia mzdových nákladov

 súhrnné prehľady

 Hlavné prednosti použitia systému:

PDF Splitter

Popis

PDF Splitter je aplikácia, ktorá slúži na rozdelenie PDF dokumentu na menšie dokumenty na základe určitých pravidiel. Nachádza využitie predovšetkým v prípadoch, keď sa jedná o dokumenty generované reportovacím nástrojom a teda je možné určiť, na ktorej strane začína nový dokument. Aby nebolo nutné rozdeľovať dokumenty po jednom, aplikácia požaduje ako vstup adresár obsahujúci dokumenty určené na rozdelenie. Jednotlivé časti sa ukladajú do cieľového adresára a ich názvy sú generované na základe určeného formátu.

Užívateľské prostredie je prehľadné a poskytuje užívateľovi možnosti uloženia a načítania nastavení a otestovania zadaných vzorov.

Vyhľadávanie textu

Text je vyhľadávaný porovnaním skutočného textu s vyhľadávaným vzorom. Vzorom sa myslí regulárny výraz (angl. regular expression alebo regex). Vzory na vyhľadávanie oddeľovačov a textov, na základe ktorých sa generujú názvy súborov sú teda regulárne výrazy, ktoré definujú ako by mali tieto texty vyzerať. Na internete sa dá nájsť veľa článkov o regulárnych výrazoch a o tom, ako ich písať.

Zadaním skutočného textu do poľa “Testovaní text” a stlačením tlačidla “Test” je možné zistiť, či je vzor správne napísaný. Odporúča sa do poľa “Testovací text” zadať celý jeden riadok originálneho textu, keďže vyhľadávanie prebieha po riadkoch a v regulárnom výraze je možné definovať okrem iného aj začiatok a/alebo koniec textu.

Určenie pozície textu na strane

Niekedy je ťažké alebo dokonca nemožné zadať vhodný vzor, pretože časti textu vyhovujúce vzoru sa v dokumente vyskytujú vo veľkom počte a nie vždy je treba pri takomto výskyte dokument rozdeliť.

Aby sa dosiahla čo najväčšia presnosť vo vyhľadávaní textu, je v takýchto prípadoch vhodné okrem vzoru definovať aj miesto na strane, kde sa oddeľovač alebo text definujúci názov čiastkového dokumentu očakáva. Je možné vybrať z nasledujúcich pozícií na strane:

Upozornenie: Na rozdiel od prehliadačov PDF dokumentov nie je možné s istotou z PDF dokumentu získať záhlavie, zápätie a samotný obsah strany v správnom poradí, nie vždy sa dá spoľahnúť na to, kde v extrahovanom texte sa tieto budú nachádzať. Preto ak sa oddeľovače alebo údaje potrebné na vygenerovanie názvu súboru vyskytujú vždy na rovnakom mieste, odporúčame vybrať možnosť Špecifický riadok a zadať jeho číslo. Správne číslo riadku je možné zistiť pomocou nástroja Analýza dokumentu prístupného z nástrojovej lišty.

Generovanie názvov dokumentov

Ak aplikácia zistí, že na aktuálnej strane dokumentu sa nachádza oddeľovač, na tej istej strane sa vyhľadá text, ktorý by vyhovoval vzoru pre text obsahujúci údaje potrebné pre vygenerovanie názvu nového čiastkového dokumentu. Názov súboru sa vygeneruje podľa zadaného formátu.

Ak sa takýto text nenájde, zobrazí sa o tom správa a nasledujúce strany sa vynechajú, až pokiaľ sa nevyskytne ďalší oddeľovač.

When a separator text is found on a page, the application looks for file name source at the same page by trying to find a part of text that matches the pattern. If nothing is found, an error message is displayed and following pages are skipped until another separator is found. Otherwise, a file name is generated according to the file name format.

Formát názvu súboru pozostáva z voliteľných pevných častí a aspoň jednej variabilnej časti (aby bolo možné novovygenerované dokumenty uložiť, musia mať rôzny názov súboru). Variabilné časti sú definované celým číslom kladným v zložených zátvorkách (napr. {2}).

Príklad vzoru zapísaného regulárnym výrazom:

(\d{4})\.\s*(\w+)

Tento vzor predstavuje text kdekoľvek na riadku začínajúci štvorčíslím nasledovaným bodkou nasledovanou akýmkoľvek počtom prázdnych znakov (vrátane žiadneho) nasledovaným minimálne jedným alfanumerickým znakom. Tieto texty vyhovujú zadanému vzoru:

Tieto texty nevyhovujú zadanému vzoru:

Časti vzoru možu byť uzavreté v zátvorkách a definovať skupiny. V predchádzajúcom príklade sú definované dve skupiny:

(\d{4})\.\s*(\w+)

Skupiny sú číslované od 1 zľava doprava. V prípade vnorených skupín vonkajšia skupina predchádza vnorené skupiny. Na skutočnú hodnotu skupiny sa odkazuje celým kladným číslom uzavretým do zložených zátvoriek.

Príklad

V tomto príklade použijeme predtým definovaný vzor:

(\d{4})\.\s*(\w+)

a formát názvu súboru čiastkového dokumentu

HR Report {1}-{2}.pdf

Pri rozdelení dokumentu budú vygenerované čiastkové dokumenty s nasledovnými názvami súborov:

Text nájdený v dokumente             Názov súboru čiastkového dokumentu

Spustenie aplikácie

PDF Splitter má jeden voliteľný parameter:

Ak súbor neexistuje  (alebo nie je zadaný), aplikácia sa pokúsi nájsť súbor config.xml v adresári, z ktorého bola spustená. Ak ho nenájde, otvorí sa prázdne okno.